Списание и учет ГСМ по путевым листам: реалии 2020 года
«Такие документы отменили» – слышим буквально на каждом углу. Стоит ли от них отказываться, ведь по большому счету это выгодно компании. Учет ГСМ по путевым листам (ПЛ) должен правильно организовываться на каждом предприятии, располагающем собственными автомобильными средствами. Ответственное отношение дает возможность полностью держать под контролем расход ресурсов материального характера – важную статью затрат. В наибольшей степени ПЛ актуальны в разрезе расхода бензина и дизеля. Настоятельно рекомендуем внимательно изучить данный материал, чтобы получить основательное представление и не допустить хрестоматийных ошибок в работе.
Что подразумевается под путевым листом и горюче-смазочными материалами?
Путевой лист – документ первичного характера, в который в обязательном порядке вносится пробег конкретной машины. Основываясь на нем, легко вычислить расход топливных ресурсов предприятия. Компании, для которых эксплуатация транспортных средств является доминирующим видом деятельности, должны задуматься о том, чтобы использовать такую форму листа, которая включает в себя необходимые реквизиты в полном объеме.
Практика показывает, что фирмы нередко используют неактуальные ПЛ. Подобное отношение способно повлечь проблемы при проверках. Все листы следует регистрировать в специальном журнале. Учет ПЛ и ГСМ взаимосвязан. Для фирм, не специализирующихся на автомобилях и связанных с ними услугах, ПЛ составляются с той частотностью, которой достаточно, чтобы подтвердить обоснованность расходов на бензин или дизельное топливо. Раз в день, и раз в месяц – строгого нормирования в такой ситуации не существует.
К горюче-смазочным материалам относят топливо, материалы смазочного типа (к примеру, моторное масло) и спецжидкости (допустим, тормозные и для охлаждения).
Основные моменты, касающиеся учета и списания данного типа материалов
Как и в случае со всеми подобными ресурсами, контроль осуществляется на основании фактической стоимости. Принятие к учету может происходить, например, на основании чеков, полученных в АЗС, которые прилагаются к отчету авансового типа. Когда приобретение топлива происходит по карте, за основу берутся данные, полученные от компании-эмитента.
Обратите внимание, что, согласно Инструкции №133, себестоимость по факту включает в себя не только цену самих ГСМ, но и:
- таможенные сборы;
- пошлины;
- вознаграждения посредникам;
- издержки на транспортировку;
- иные расходы, имеющие непосредственное отношение к рассматриваемым в данной статье горюче-смазочным материалам.
Допускается списание несколькими путями:
- по усредненной себестоимости;
- по расценкам на запасы, которые куплены раньше по времени.
Первый способ признан бухгалтерами самым простым. Стоимость оставшихся ГСМ складывается с аналогичным показателем их поступления и делится на весь остаток и поступление (выражается в натуральной форме). Применение того или иного способа осуществляется на протяжении всего отчетного временного отрезка.
Когда обнаруживается та или иная недостача, ее сумма выясняется путем умножения числа недостающего топлива на отпускную стоимость компании-поставщика без учета НДС. Списание происходит в дебет счета под номером 94, посвященного недостачам, а также потерям от порчи каких-либо ценностей. Когда нет достаточных оснований для направления официальной претензии к поставщику или исковое заявление не удовлетворено, списание происходит на финансовые результаты. Обнаруженные излишки отражаются в 10-м счете, имеющем название «Материалы».
В аналитическом учете и местах хранения есть возможность использовать так называемые учетные цены, в качестве которых способны выступать:
- стоимость приобретения;
- средняя стоимость определенной группы;
- фактическая себестоимость;
- расценки планово-расчетного характера;
- среднестатистическая цена каждого наименования.
Транспортно-заготовительные издержки ежемесячно списываются (счета под номерами 20 и 29). Эта процедура происходит пропорционально учетной стоимости. Распределение таких затрат допускается по упрощенной схеме:
- полностью списываться;
- округляться до целых единиц;
- корректироваться на основании прошлого отчетного периода и т.д.
Оприходование ГСМ происходит на основании ТТН. Число выданного бензина фиксируется в ведомости учета. Контроль осуществляется материально ответственными работниками по каждому наименованию рассматриваемых материалов. Этот же сотрудник составляет отчет об их движении.
- ведомость;
- требование;
- ЛЗ-карта;
- ТТН.
Кроме того, присутствует субсчет «Топливо в баках транспортных средств». В него вносятся ГСМ, полученные водителями для заправки служебного авто. Он может вестись как по всей организации, то и по ее отдельному структурному подразделению.
Распространенные ошибки
Самым частотным нарушением является отсутствие учета расхода ГСМ. Все считают, что если ПЛ перестали быть документами обязательного характера, то и вести их в принципе не нужно. Такие компании забывают, что списание на расходы при уплате налога на прибыль возможно только при наличии первичного учетного документа, в котором будет подтвержден тот или иной расход топлива. Согласно Инструкции, утвержденной постановлением Минфина №133 (2010 год), обоснованием таких затрат является информация из накопительных ведомостей, в которых содержатся данные ПЛ. Прием таких документов возможен только после сверки, о чем делается соответствующая отметка. Это вовсе не значит, что следует использовать именно ПЛ. Допускается иной документ, предусмотренный конкретной организацией.
Еще одной распространенной ошибкой является то, что не указываются место хранения и ответственное лицо. Это влечет не только хищения, но и нарушения при списании. Кроме того, инвентаризация начинает носить исключительно формальный характер, что недопустимо. Согласно Инструкции №50, утвержденной Минфином, обобщение информации по движению сырья и материалов ведется на основании счета 10 «Материалы», который составляется исключительно по точкам нахождения, наименованиям и материально ответственным лицам.
Главное нарушение – отсутствие актов списания. Бухгалтеры часто ссылаются, что все есть в компьютере, но важно иметь в распечатанном виде или с электронно-цифровой подписью. Акты – основание для учета расходов при расчете налога на прибыль. Каждая хозяйственная операция должна оформляться надлежащим образом. Об это гласит Закон №57-3. Списание происходит 2 способами: при передаче со склада или по мере использования (Инструкция по бухучету №133). Выбор того или иного варианта закрепляется в учетной политике.
